Unsere Leistungen

Einlagerung

1. Aktenanalyse
Sichtung Ihrer Akten durch unsere erfahrenen Projektleiter

2. Übernahme der Akten
Transport in eigenen Fahrzeugen

3. EDV- Erfassung Eingabe u.a. von:
Kostenstellen / Abteilungen
Suchbegriffe
Zugriffsberechtigungen
Vernichtungsdatum

4. Kontrolle
der erfassten Daten

5. Einlagern
Lagerung in anonymen und codierten Archivboxen

Abfrage

1. Dokumentenanforderung
per Fax, Brief, E-Mail oder Online

2. Kontrolle
Überprüfung der Zugriffsberechtigung per Sichtprüfung und online mit Passwort und einer sicheren Verbindung

3. Protokoll
Erfassung der Daten im DV-System

4. Zugriff
Bereitstellung des Dokumentes

5. Versand
Kurierdienst, Fax oder E-Mail

Vernichtung

1. Vernichtungslisten
jährlich wird eine Liste der zur Vernichtung vorgesehenen Dokumente rechtzeitig und unaufgefordert erstellt

2. Prüfung
Freigabe durch Auftraggeber

3. Vernichtung
Vernichtung nach Vorschriften / Gesetzen
(für Deutschland gilt das Bundesdatenschutzgesetz)

Verschiedenes

Physische Archivierung

1. Personalakten Bearbeitung – der besondere Service
Bearbeiten aller Anfragen der Sozialversicherungsträger

2. Scannen von Dokumenten / Zeichnungen
einschl. DIN A 0 endlos

3. Zusortierung von laufenden Belegen
in vorhandene Vorgänge

4. Consulting auch bei in-house Verwaltung
(Umzug, Verwaltung, Strukturierung)

5. Lieferung einer maßgeschneiderten Software


Digitale Archivierung

In Zusammenarbeit mit unserem Partnerunternehmen Ratiodata optimieren wir den Informationsfluss und die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen und Sie profitieren von mehr Qualität, sicheren Prozessen und spürbaren Kostensenkungen.
Mit Hilfe modernster Technik und langjähriger Erfahrung unterstützt Sie die Ratiodata dabei, Informationen automatisch zu erfassen, sicher aufzubewahren und komfortabel wiederzufinden.

Durch digitale Speicherung aller Informationen lassen sich Bearbeitungsprozesse straffen und effizient gestalten – angefangen vom Posteingang über die Rechnungsverarbeitung bis hin zur Archivierung oder kurzfristigen Nutzung der Daten.

Das Produktportfolio der Ratiodata im Überblick:

• Scan-Service
• Archiv-Hosting
• Schriftgutverfilmung
• Papiersicherheitsarchiv
• COM/COLD/Hybrid-Lösungen
• Mailing-Service

Vorteile der Ratiodata Archivierungslösungen:

• Effiziente Nutzung modernster Technologien
• Keine Investitionen in Soft- und Hardware
• Planbare und transparente Kosten
• Kurzfristige Bereitstellung der Daten
• Abbau und Einsparung von Papierarchiven